Kun tapahtuman rakentaminen takkuaa tai konserttisalin ääni ei kanna, vika ei useinkaan ole laitteissa, vaan kauempana: siinä, milloin ja miten hanke suunniteltiin.
Teksti: OP Komonen
Haastateltavana: Ari Lepoluoto, johtava asiantuntija, kulttuuri- ja toimitilahankkeet, Akukon
Studiotecin asiantuntijat: Miika Ärväs (AV Designer) ja Jukka-Pekka Saastamoinen (Project Manager)
Akukonin johtavan asiantuntijan Ari Lepoluodon mukaan AV-suunnittelun yleisin ja kallein virhe ei ole se, että suunnitteluun panostettaisiin liian vähän, vaan se, että se aloitetaan liian myöhään.
Lepoluoto on työskennellyt alalla eri rooleissa yli neljä vuosikymmentä ja nähnyt saman kaavan toistuvan hankkeesta toiseen. Hänen erikoisalaansa ovat kulttuuri- ja toimitilahankkeet: konserttitalot, teatterit, oppilaitokset ja yritystilat, joissa äänellä, valolla ja kuvalla on iso rooli.
Kaksi ammattilaista, samalla puolella
”Tyypillisessä rakennushankkeessa jopa 85 prosenttia työtunneistamme menee tilojen ja AV-järjestelmille sopivan infrastruktuurin suunnitteluun ja vain 15 prosenttia itse AV-järjestelmään.”Suunnittelija vie hankkeen pisteeseen, jossa AV-hankinnalle voidaan kysyä hinta, ja siitä toteuttaja jatkaa. Lepoluoto kutsuu tätä kapulanvaihdoksi.
”Tällöin päävastuu siirtyy toteuttajalle. Toteutusvaiheessa suunnittelijan tehtävänä tyypillisesti on tukea toteutusta, auttaa ongelmien ratkaisussa ja usein myös toimia tilaajan edustajana.”
Toteuttajan näkökulma
Sama näkyy toteutuksen päästä. Studiotecin AV-suunnittelija Miika Ärväs tunnistaa hyvin tehdyn suunnittelun heti: selviteltävää on vähemmän, ja kaikki tarvittava löytyy yhdestä paikasta.
”Kun AV-suunnittelu on tehty hyvin, avoimia kysymyksiä on huomattavasti vähemmän. Tarvittavat tiedot löytyvät suunnitelmista ja dokumenteista, ja silloin sitä on helppo myös toteuttaa.”
Ärväksen mukaan suunnittelijan ja toteuttajan yhteistyö on parhaimmillaan jatkuvaa vuoropuhelua: avoimet kysymykset selvitetään matkan varrella, ja jos jokin ei käy ilmi dokumenteista, pyydetään tarkennusta. Toteuttaja tuo suunnitteluun oman näkökulmansa siihen, mikä käytännössä toimii.
Käänteinen tilanne maksaa aikaa ja rahaa.
”Kun dokumentointi tai suunnittelu on puutteellista, valtava osa ajasta menee asioiden selvittämiseen.”
Vahvin tapa aloittaa projekti on tuoda kaikki osapuolet fyysisesti samaan tilaan, jossa työ tehdään.
Pahimmillaan aikataulut venyvät ja budjetti paukkuu, kun toteutusvaiheessa törmätään asioihin, joita ei ole osattu huomioida, ja joudutaan tekemään uusia suunnitelmia kesken työn.
Projektipäällikkö Jukka-Pekka Saastamoinen näkee saman asian projektin johtamisen kannalta. Hänelle vahvin merkki hyvin johdetusta hankkeesta on se, että kaikki osapuolet ovat mukana alusta asti.
”Vahvin tapa aloittaa projekti on tuoda kaikki osapuolet fyysisesti samaan tilaan, jossa työ tehdään. Kun arkkitehti, urakoitsija ja suunnittelija ovat alusta asti läsnä, kynnys kommunikoida on matala. Puhutaan samaa kieltä ja pyritään samaan maaliin.”
Saastamoinen ottaa esimerkiksi käynnissä olevan kirkkoprojektin, joka lähti liikkeelle kokonaisen työpäivän aloituspalaverista. Päätökset dokumentoitiin heti ja epäkohtiin puututtiin saman tien, sen sijaan että asiat olisivat jääneet roikkumaan hitaaseen sähköpostikeskusteluun. Lopulta hyvä pohjatyö säästää asiakkaalta sekä aikaa että rahaa.
Mikä AV-suunnittelussa menee pieleen?
Se aloitetaan liian myöhään. Se on se varsinainen perusongelma.
Lähtöoletus tähän juttuun oli, että AV-suunnittelu jää monessa hankkeessa puolitiehen. Lepoluoto korjaa kuvaa heti.
”Sanoisin, että se aloitetaan liian myöhään. Se on se varsinainen perusongelma.”
AV:n merkitystä ei aina tunnisteta hankkeen alkuvaiheessa, ei julkisella eikä yksityisellä puolella. Silloin suunnittelijaa ei hankita lainkaan, tai hänet otetaan mukaan vasta kun tilojen toiminnallisiin edellytyksiin ei enää voi vaikuttaa.
”Pahimmillaan toteuttajaan otetaan yhteyttä tilanteessa, jossa mitään ei ole enää tehtävissä: laitetilat eivät ole asianmukaisia, käyttötilat eivät ole asianmukaisia, tila on jo suunniteltu, joskus jopa rakennettu.”
Ihannetilanne on Lepoluodon mukaan selvä, ja se yllättää usein tilaajan:
”Ihanteellisessa tilanteessa AV-suunnittelija kiinnitetään samaan aikaan kuin arkkitehti. Oikeastaan vielä parempi olisi, että hänet valittaisiin jo ennen arkkitehtia.”
Tämä ei ole liioittelua. Parhaimmillaan Akukon on ollut mukana jo arkkitehtikilpailun vaiheessa, jolloin kilpailuohjelmaan on voitu kirjata vaatimuksia esimerkiksi näkymälinjoista ja esityslogistiikasta: siitä, miten raskasta kalustoa kuljetetaan tiloihin ja varastoidaan. Nämä ovat asioita, joita on lähes mahdotonta korjata jälkikäteen.
Miksi alkuvaiheen päätökset ratkaisevat ?
Ilmiöllä on rakennusalalla nimikin. MacLeamy-käyrä kuvaa, miten suunnittelumuutokset ovat hankkeen alussa halpoja, mutta muuttuvat sitä kalliimmiksi mitä pidemmälle hanke etenee. Samaan aikaan mahdollisuus vaikuttaa lopputulokseen pienenee. Toisin sanoen: alkuvaiheessa pienellä panoksella ohjataan suuria asioita, kun taas rakennusvaiheessa pienikin muutos maksaa paljon eikä enää juuri vaikuta kokonaisuuteen.
Käyrä on nimetty kansainvälisen suunnittelu- ja konsulttiyhtiö HOK:n entisen toimitusjohtajan Patrick MacLeamyn mukaan, ja se on tuttu rakennusalan ammattilaisille ympäri maailman.
Juuri tästä Lepoluoto puhuu omin sanoin. Kun AV-tekniikkaa ei oteta hankkeen alkuvaiheessa huomioon, sitä ei myöskään budjetoida, ja kun tarve lopulta huomataan, rahaa ei ole varattu.
”Useimmiten kyse on siitä, ettei AV-tekniikan merkitystä tunnisteta ajoissa. Siitä seuraa kaikki muu, myös se rahapula.”
Mitä myöhästyminen maksaa ja kuka sen maksaa ?
Kun alkua ei tehdä kunnolla, lopputulos on tila, joka on vajavainen. Kalustoa joudutaan täydentämään ja korvaamaan matkan varrella, ja osa alkuperäisistä hankinnoista voi osoittautua käyttökelvottomaksi.
”Kalusto ei välttämättä ole huonoa. Se on vain hankittu väärään tarkoitukseen. Ja hyvin usein juuri käyttäjä joutuu sen maksamaan.”
Tässä on kustannusongelman ydin, joka jää helposti huomaamatta. Esitys- tai tapahtumatalon omistaa usein esimerkiksi kaupunki tai kiinteistösijoittaja, kun taas tiloja käyttää vuokralaisena erillinen organisaatio: teatteri, orkesteri tai muu toimija. Päätökset hankkeen alussa tekee yksi taho, mutta puutteellisen suunnittelun seuraukset lankeavat toiselle: sille, joka tiloissa lopulta työskentelee. Lasku ei siis tule vain euroina, vaan toimimattomuutena, jatkuvana paikkailuna ja käyttäjien turhautumisena vuosiksi eteenpäin.
Lohduttavaa on, ettei tämä ole väistämätöntä.
”Tämä on tilanne, joka on vältettävissä. Ja onneksi nykyään se aika usein vältetäänkin.”
Miltä näyttää hanke, joka on tehty oikein?
Onnistuneen hankkeen tunnistaa paradoksaalisesti siitä, ettei sitä huomaa. Loppukäyttäjä ja varsinkaan yleisön edustaja ei kiinnitä tekniikkaan huomiota, koska kaikki vain toimii. Hyvän AV-suunnittelun tuloksena tekniikka itsessään ei kiinnitä huomiota, vaan sen avulla tuotettu toiminnallisuus tai elämys.
Salaisuus ei ole tekninen, vaan inhimillinen: käyttäjä on mukana alusta asti.
”Onnistunut hanke on sellainen, jossa loppukäyttäjä on ollut mukana alusta asti. Me panostamme paljon siihen, että hanke suunnitellaan yhdessä käyttäjän kanssa.”
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi työpajoja, joissa hanketta käydään läpi tilojen tulevien käyttäjien kanssa. Joskus käyttäjää ei vielä ole olemassa: uudisrakennukseen ei välttämättä ole nimetty toimijaa siinä vaiheessa, kun suunnittelu alkaa. Silloin tieto haetaan kokemuksesta ja vastaavista kohteista. Olennaista on, että käyttäjän tarpeet, tavoitteet ja toiminnan luonne ohjaavat suunnittelua, ei toisin päin.
Yksi neuvo tilaajalle
Ota mahdollisimman aikaisin yhteyttä pätevään suunnittelijaan.
”Ota mahdollisimman aikaisin yhteyttä pätevään suunnittelijaan.”Jos kyseessä on julkinen kilpailutus eikä suunnittelijaan voi olla suoraan yhteydessä, kannattaa käyttää rakennuttaja-asiantuntijaa, jolla on kokemusta tiloista, joissa AV on isossa roolissa. Kokemus, tai sen puute, paljastuu nopeasti.
”Jos hankkeen ohjauksesta vastaava tekee ensimmäistä kertaa kohdetta, jossa AV on tärkeä, se on huono signaali. Jos kokemusta on, se on jo hyvä signaali.”Käytännön vinkki tilaajalle: pyydä referenssejä ja kysy, missä vastaavissa kohteissa toimija on ollut mukana ja miten ne onnistuivat. Kannattaa kysyä myös niiltä asiakkailta suoraan. Sama pätee niin suunnittelijan kuin toteuttajankin valintaan.
Mihin ala on menossa?
Teknologia kehittyy jatkuvasti, mutta Lepoluoto nostaa esiin neljä isompaa suuntaa.
Ensimmäinen on digitalisaatio: viime vuosikymmenten suuri murros on ollut siirtyminen verkotettuun tekniikkaan, jossa sekä ohjaukset että sisällöt kulkevat verkossa. Näytöt ja projisointi kehittyvät edelleen vauhdilla.
Toinen on työn murros. Korona teki etäpalavereista merkittäviä, ja nyt keskustelu paluusta toimistoille voi tarkoittaa neuvottelutilojen tekniikan uutta tulemista.
Kolmas suunta on visuaalisen kulttuurin kasvu: ympäristömme muuttuu yhä visuaalisemmaksi, ja se tarkoittaa väistämättä myös AV-tekniikan lisääntymistä kaikkialla.
Neljäs maininnan arvoinen suuntaus näkyy esittävän taiteen ja viihteen audiossa. Äänentoisto toteutetaan yhä useammin objektipohjaisesti, eikä enää perinteisellä vasen-oikea-periaatteella.
Elokuvapuolella tämä tarkoittaa esimerkiksi Dolby Atmos -ääntä, teattereissa ja konserteissa erityisesti livekäyttöön tarkoitettua objektipohjaista äänentoistoa.
”Ei voi sanoa, mihin suuntaan, vaan mihin suuntiin. Niitä on monta.”
Selviä trendejä kuitenkin on. Ylläpito- ja tukipalveluiden merkitys kasvaa. Kun tekniikan määrä lisääntyy, lisääntyy myös tarve pitää se toimintakuntoisena. Lisäksi elinkaarikustannuksiin ja kestävän kehityksen periaatteisiin tullaan kiinnittämään entistä enemmän huomiota myös AV-hankinnoissa.
”Urakoitsija ei voi enää vain tuoda laitteet paikalle ja todeta, että tästä jatkuu. Ylläpito ja käytön tuki ovat osa palvelua.”
Saastamoinen allekirjoittaa näkemyksen palveluiden kasvavasta roolista. Ylläpito on hänen mukaansa tämän päivän asia: vastuun voi siirtää pois asiakkaan omilta harteilta.
”Kun järjestelmää käydään säännöllisesti läpi ja huolletaan, laitteiden ja järjestelmien elinikä on todennäköisesti pidempi. Se tuo helposti lisävuosia.”
Esimerkki voi olla arkinen: säännöllisesti imuroitu laitekaappi pidentää laitteiden ikää. Käytön tuki näkyy myös pulmatilanteissa. Saastamoinen muistaa kohteen, jossa kaiutin pärisi eikä vikaa tahtonut löytyä. Lopulta selvisi, ettei vika ollut kaiuttimessa lainkaan, vaan johdossa. Kun johto vaihdettiin, kaikki toimi taas.
Hyvän suunnittelun paradoksi
Kun AV-suunnittelu aloitetaan ajoissa, näyttö ei pätki ja ääni kantaa, eikä kukaan tule ajatelleeksi, kuinka paljon työtä sen eteen on tehty. Se on hyvän suunnittelun paradoksi: se näkyy vain silloin, kun se puuttuu.
Ja juuri siksi siitä ei kannata tinkiä. Ei siksi, että suunnitteluun pitäisi käyttää enemmän rahaa, vaan siksi, että se kannattaa aloittaa ajoissa. Lopulta se on halvin tapa tehdä hyvä tila.
Lähteet:
Patrick MacLeamy / HOK: MacLeamy-käyrä (cost-influence / effort curve). Lue lisää →
Etsitkö kokonaisratkaisua tiettyyn kohteeseen?
Toteutamme AV-ratkaisut ammattitaidolla kirkoista kylpylöihin ja teattereista toimitiloihin.
